Politique de confidentialité
Version 4.0 · publiée le 4 octobre 2026 · version en vigueur
Historique des versions et autres documents juridiques · Version précédente (3.0.1)
Cette politique explique quelles données personnelles WeLink.Care traite, pourquoi, sur quelle base légale, pendant combien de temps, avec qui elles sont partagées, et comment exercer vos droits. Elle s'applique au site welink.care, à l'application WeLink.Care, aux formulaires, à la newsletter, aux symposiums, au Club et au Label.
En bref : WeLink.Care n'affiche pas de publicité, ne vend pas vos données et ne transmet pas de liste nominative de participants à ses partenaires commerciaux.
1. Qui est responsable de vos données ?
OZ Consulting SRL, Chaussée Moncheur 122, 5300 Andenne, Belgique, BCE 0806.572.519, qui exploite WeLink.Care.
Contact pour toute question sur vos données : legal@welink.care, ou par courrier à l'adresse ci-dessus.
OZ Consulting SRL n'a pas désigné de délégué à la protection des données : cette désignation n'est pas obligatoire pour ses activités. Votre demande est traitée directement par la direction.
2. Quelles données, pour quoi faire, sur quelle base ?
| Activité | Données | Finalité | Base légale (RGPD, art. 6) | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Compte membre (site et application) | Nom, prénom, e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée), fonction, organisation, et ce que vous choisissez d'ajouter à votre profil (photo, parcours, centres d'intérêt) | Vous donner accès à la plateforme, aux replays, aux livres blancs et aux échanges entre membres | Exécution du contrat (nos Conditions générales d'utilisation) | Tant que le compte est ouvert ; suppression du compte et du profil dans les 30 jours après sa fermeture (voir section 7) |
| Activité sur la plateforme | Publications, commentaires, messages, groupes, contenus consultés | Faire fonctionner les échanges, assurer la modération et la sécurité | Exécution du contrat ; intérêt légitime (sécurité) | Tant que le compte est ouvert (voir section 7 pour la fermeture) |
| Newsletter et informations sur nos événements | E-mail, nom, organisation, préférences | Vous envoyer la newsletter et les annonces que vous avez demandées | Consentement, retirable à tout moment par le lien de désinscription | Jusqu'à votre désinscription ; nous gardons ensuite l'adresse dans une liste d'exclusion, pour ne plus vous écrire |
| Formulaires (contact, Club, partenariat, demande d'évaluation Label, organisation d'un événement) | Nom, e-mail, téléphone, organisation, fonction, message | Répondre à votre demande et, le cas échéant, préparer une offre | Mesures précontractuelles prises à votre demande ; intérêt légitime à répondre | 3 ans après le dernier échange, sauf si une relation contractuelle suit |
| Inscription à un symposium | Nom, e-mail, fonction, organisation, catégorie tarifaire, données de facturation | Gérer votre inscription, votre accueil, la facturation et la liste de présence | Exécution du contrat (nos Conditions de participation) ; obligations légales comptables | 3 ans après l'événement pour la gestion des participants ; 10 ans pour les pièces comptables |
| Statistiques de participation | Fonction et type d'organisation, agrégés | Décrire le profil du public (par exemple « 4 participants sur 10 viennent d'une institution de santé ») | Intérêt légitime | Publication sous forme agrégée uniquement, jamais nominative |
| Photos et vidéos des symposiums | Image et voix des intervenants et des participants filmés ou photographiés | Rendre compte de l'événement, publier les replays, illustrer nos supports | Intervenants : accord écrit. Participants : intérêt légitime pour les plans d'ensemble ; accord préalable pour tout portrait individuel utilisé en communication | 10 ans, sauf retrait sur demande (voir section 5) |
| Club | Coordonnées et fonction des représentants des institutions membres, transmises par leur institution ; participation aux séances | Organiser les séances et la vie du Club | Intérêt légitime (gérer la relation avec votre institution) | Durée de l'adhésion de l'institution, puis 3 ans |
| Évaluations du Label | Coordonnées des interlocuteurs de la société évaluée, transmises par celle-ci ; éléments de preuve fournis | Mener l'évaluation et rédiger le rapport | Intérêt légitime (exécuter le contrat conclu avec votre société) | Durée de validité du rapport (2 ans), puis 3 ans d'archive |
| Mesure d'audience | Pages vues, provenance, type d'appareil | Savoir quelles pages sont utiles et améliorer le site | Intérêt légitime ; consentement lorsque la loi l'exige (voir la Politique de cookies) | 12 mois |
| Sécurité du site | Adresse IP, données techniques du navigateur | Protéger les formulaires contre les robots (Google reCAPTCHA) et le site contre les attaques | Intérêt légitime, dans le respect des règles sur les cookies | Durée technique strictement nécessaire |
| Comptabilité et facturation | Données de facturation des clients et partenaires | Respecter nos obligations comptables et fiscales | Obligation légale | 10 ans |
Les données marquées comme obligatoires dans nos formulaires sont nécessaires pour traiter votre demande : sans adresse e-mail, par exemple, nous ne pouvons ni créer votre compte ni vous répondre.
Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques à votre égard.
3. Avec qui partageons-nous vos données ?
Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes de l'équipe WeLink.Care qui en ont besoin.
Nos sous-traitants, qui traitent les données pour notre compte et selon nos instructions :
- OVH SAS (France) : hébergement du site, des données et de la plateforme ;
- Brevo (Sendinblue SAS, Paris) : envoi de la newsletter et des e-mails ;
- Billetweb (Trustweb SASU, Paris) : billetterie des symposiums ;
- notre fournisseur de messagerie, notre expert-comptable, et les évaluateurs qui mènent pour nous les évaluations du Label.
Des tiers qui traitent certaines données pour leur propre compte, selon leurs propres politiques de confidentialité, lorsque vous utilisez la fonction concernée :
- Google : protection des formulaires contre les robots (reCAPTCHA) et polices de caractères (Google Fonts) ;
- YouTube et Vimeo : lecture des vidéos intégrées, si vous acceptez les cookies correspondants ;
- Apple et Google : notifications de l'application mobile, si vous les activez.
Partenaires des symposiums : ils reçoivent des chiffres agrégés sur le public (nombre, fonctions, types d'organisations), jamais de liste nominative. Si vous laissez vos coordonnées à un partenaire sur son stand, c'est à lui que vous les confiez.
Organismes d'accréditation : lorsqu'un symposium est accrédité, la présence des participants concernés leur est communiquée.
Autres membres : les informations de votre profil et vos publications sont visibles des autres membres connectés, selon les réglages de la plateforme. L'équipe ne lit vos messages privés que pour traiter un signalement.
Nous pouvons aussi communiquer des données lorsque la loi nous y oblige, ou pour faire valoir nos droits en justice.
4. Vos données quittent-elles l'Union européenne ?
Nos données sont hébergées en France. Certains services de Google (reCAPTCHA, Google Fonts), YouTube, Vimeo et Apple peuvent impliquer un transfert vers les États-Unis. Ces transferts s'appuient sur la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), pour les entreprises certifiées, ou à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission.
5. Photos et vidéos lors des symposiums
Nos symposiums sont photographiés et filmés. Les intervenants signent un accord sur l'utilisation de leur présentation et de leur image. Pour les participants, nous utilisons des plans d'ensemble ; aucun portrait individuel n'est utilisé dans notre communication sans l'accord de la personne. Les participants en sont informés à l'inscription et à l'accueil. Si vous ne souhaitez pas apparaître, signalez-le à l'accueil le jour même, ou écrivez-nous ensuite à legal@welink.care : nous retirerons ou flouterons l'image concernée sur simple demande, lorsque c'est techniquement possible.
6. Cookies
Le site utilise des cookies et des technologies similaires. Les cookies non essentiels ne sont déposés qu'avec votre accord, que vous pouvez modifier à tout moment. Le détail figure dans notre Politique de cookies.
7. Fermeture de votre compte
Vous pouvez fermer votre compte à tout moment. Votre compte et votre profil sont alors supprimés dans les 30 jours. Les messages que vous avez publiés dans des discussions de groupe peuvent subsister, pour que ces discussions restent compréhensibles, mais ils ne sont plus rattachés à votre profil ; vous pouvez les supprimer vous-même avant la fermeture, ou nous demander de le faire. Les sauvegardes techniques sont écrasées selon leur propre cycle de rotation.
8. Vos droits
Vous pouvez à tout moment demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait auparavant.
Écrivez à legal@welink.care. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; nous vous en informons alors. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander de la confirmer.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.
9. Sécurité
Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées : hébergement en France, accès limités à l'équipe qui en a besoin, mots de passe stockés sous forme hachée, sauvegardes, mises à jour régulières. Aucun système n'est infaillible : en cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous vous en informerons conformément à la loi.
10. Modifications
Nous pouvons mettre cette politique à jour. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date ; les versions précédentes restent consultables sur la page Documents juridiques. En cas de changement important, nous en informerons les membres.